+La dématérialisation de vos factures clients

À NANTES, RENNES, VANNES OU LANNION

Générale de Bureautique,
spécialiste de la dématérialisation de factures client

« La dématérialisation des factures, c’est un luxe réservé aux grandes entreprises. »

Dans l’ancien monde, c’était le cas. Désormais, les logiciels dit « SaaS » (hébergés dans des serveurs à l’extérieur) sont bien plus simples à déployer et aussi plus accessibles. Ce sont des outils qui se prennent en main très rapidement et sont très intuitifs

La dématérialisation de factures, une obligation légale prévue pour 2024

Aujourd’hui, plus de 55% des entreprises traitent plus de 500 factures clients par an. Cependant, le courrier reste un canal d’acheminement très important, plébiscité par plus d’une entreprise sur deux.

Depuis janvier 2020, il est désormais obligatoire pour toutes les entreprises d’envoyer leurs factures à destination des collectivités publiques par voie dématérialisée, au travers du portail Chorus Pro.

Qu’en est-il des échanges entre professionnels ?

Le projet de loi de finance 2020 établit un calendrier qui va imposer progressivement l’obligation d’envoyer ses factures par voie électronique.

En , des solutions de GED existent et sont là pour vous accompagner dans cette démarche de transition vers la dématérialisation.

La GED compatible avec votre outil métier

« Comment je peux savoir si mon ERP est compatible avec la solution GED Zeendoc ou DocuWare? »

Cette question est légitime puisque dans beaucoup de projets informatiques, des développements de passerelles sont nécessaires pour faire en sorte que vos logiciels communiquent entre eux. Cette fois-ci, nous avons une bonne nouvelle, nos logiciels Zeendoc et DocuWare sont compatibles avec l’ensemble des outils métiers du marché (dans la mesure où ils sont capable de générer votre facture au format PDF).

Une fois la facture récupérée par notre logiciel, on passe directement à l’étape qui est la plus importante : l’envoi à votre client.

DÉCOUVRIR NOS SOLUTIONS GED

Optez pour la GED pour répondre au cadre légal lié à la dématérialisation

« Mon ERP est déjà capable d’envoyer mes factures par mail ! Qu’ai-je à y gagner en passant par une GED ? »
Aujourd’hui, le code général des impôts nous dit que « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. »

Comment garantir ces éléments ? La loi laisse 3 possibilités :

  • 1. En mettant en place des contrôles internes documentés qui permettent d’établir une piste d’audit fiable,
  • 2. En envoyant sa facture en EDI,
  • 3. En signant sa facture avec une signature électronique avancée, type RGS**.

Il y a aujourd’hui très peu d’ERP qui gèrent la signature des factures clients avant leur envoi. Autrement dit, si vous n’avez pas de piste d’audit fiable documentée, vous ne respectez pas le cadre légal en envoyant vos factures par mail. La GED, capable de signer vos documents, est l’opportunité de vous mettre en conformité.

Suivre les ouvertures des factures avec la GED

Envoyer ses factures en passant par une GED vous permettra également de suivre quels clients ont ouvert ou non leur facture. On utilise pour cela, ce qu’on appelle un lien de tracking

L’objectif ? Vous faire gagner du temps en relançant automatiquement tous vos clients n’ayant pas ouvert vos factures (à date d’échéance par exemple). Parce que gagner du temps, c’est aussi confier la dématérialisation de vos factures à un spécialiste de la GED à Nantes, Rennes, Vannes et Lannion.

L’externalisation de l’envoi des courriers avec la GED

Vous avez des irréductibles clients qui ne souhaitent pas recevoir vos factures par mail ? Vous souhaitez tout de même gagner du temps en vous épargnant l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement de vos factures ?

Nous vous proposons de sous-traiter l’envoi de vos factures papiers avec nos solutions GED Zeendoc et DocuWare. Fini les après-midi collage de timbre !

N’attendez pas 2024 ! Commencez dès maintenant à faire des économies et dématérialisez vos factures clients !

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