La dématérialisation de factures fournisseurs

À NANTES, RENNES, VANNES OU LANNION

Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?

Est-ce que vous avez une idée du coût de traitement que représente une facture fournisseur lorsqu’elle est dans un format papier ?

Ce nombre est probablement au-delà de votre pronostic : 15€

La facture fournisseur pèse très lourd en traitement et est donc un levier d’économies important pour de nombreuses entreprises. Pour répondre à cette problématique, la Générale de Bureautique, entreprise spécialisée dans la GED, vous propose une offre complète de solutions de dématérialisation de factures fournisseurs à Nantes, Rennes, Vannes et Lannion.


RÉCEPTION
RÉCEPTION PAPIER
Ouverture courrier
@ : impression
Tri des factures FG/GA
Distribution
RÉCEPTION NUMÉRIQUE
Ouverture courrier
@ : Click Outlook
Tri des factures FG/GA
Numérisation
Reconnaissance auto

SAISIE
SAISIE PAPIER
Enregistrement manuel en compta.
Copie de la facture
Classement par ordre alpha, date, fournisseur
Contrôle manuel des BC et BL
SAISIE NUMÉRIQUE
Enregistrement auto en compta.
Contrôle auto
Archivage auto
Rapprochement auto des BC et BL

VALIDATION
VALIDATION PAPIER
Bannette papier
Pochette par service
Pas de suivi
Distribution par courrier
Délai de traitement mal géré
VALIDATION NUMÉRIQUE
Alertes emails
Décisions simples
Accès instantané à la PAF
Accès mobile
Suivi en temps réel pour le service compta

LITIGE
LITIGE PAPIER
Facture bloquée sans savoir où elle est
Recherche des documents associés (BC+BL)
Contrôle facture fastidieux
Copies / Scans
LITIGE NUMÉRIQUE
Traçabilité des blocages factures
Annotations, commentaires
Accès instantané à la PAF
Relances auto

RÉGLEMENT
RÉGLEMENT PAPIER
Suivi papier des factures « bon à payer »
Copies pour classement dans les classeurs de suivis
RÉGLEMENT NUMÉRIQUE
Liste des factures « bon à payer » à échéance

ARCHIVAGE
ARCHIVAGE PAPIER
Agrafage BC/BL/factures
Salles d’archivage
Classement par fournisseur dans les classeurs, par date, par projet ..
Copies / Scans
ARCHIVAGE NUMÉRIQUE
Pas d’archivage en fin de parcours,
Déjà réalisé à l’origine
Facture papier détruite ou classement par date de scan

La facture fournisseur, aujourd’hui

De nombreuses entreprises ont le sentiment de fonctionner de manière dématérialisée puisqu’elles reçoivent de plus en plus de factures par mail. Cependant, il subsiste un traitement papier : les factures doivent être imprimées pour l’archivage mais surtout pour suivre leur traitement, de la saisie à la validation.

La facture fournisseur, demain

Ces étapes aujourd’hui réalisées avec un document papier peuvent être facilement dématérialisables.

Pour cela, vous avez besoin des 3 éléments fondateurs suivants :

  • 1. Une solution de OCR/LAD : un module de Lecture Automatique de Document qui va vous permettre de classer la facture en fonction de ce qui a été lu et d’exporter les données de la facture vers votre logiciel comptable
  • 2. Une solution de WorkFlow : déclencher des tâches de saisie, de validation, de suivi des litiges.
  • 3. Une solution d’archivage :
  • a. Classer automatiquement vos factures pour les retrouver beaucoup plus rapidement dans le futur, avec la possibilité de les relier automatiquement aux autres documents qui font la relation avec votre fournisseur (bon de commande, bon de livraison, contrat…).
  • b. Méthode de classement commune et uniformisée : fini le temps où chacun range ses affaires dans son coin et fait à sa sauce.

Vous avez de la chance, les solutions modernes de GED répondent à ces trois problématiques !

À la Générale de Bureautique, nous vous accompagnons dans la mise en œuvre de votre projet de dématérialisation de document, à partir du moment où vous ne connaissez pas encore précisément votre besoin jusqu’au support venant après le déploiement d’une solution de GED, comme Zeendoc ou DocuWare.

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Comment fonctionne la dématérialisation de factures fournisseur avec la Générale de Bureautique ?

Étape 1 – Capture

Tout commence par la réception du document de votre fournisseur. Votre future GED dispose de multiples portes d’entrée et saura accueillir des documents provenant de votre boîte mail, votre boîte aux lettres (compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs) ou même d’un portail fournisseur (comme EDF ou bien Orange).

Au dépôt dans le logiciel, le document sera horodaté, crypté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Il est dupliqué au format PDF/A ainsi, quelles que soient les actions que réalise un utilisateur sur la copie du document, l’original stocké au sein de la GED ne soit pas impacté.

Étape 2 – Lecture et classement automatique

Les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants…) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés

La GED analyse et reconnaît les données communes des documents afin de créer un dossier qui regroupe l’ensemble des informations relatives à une facture (devis, bon de commande, bon de livraison) afin d’en faciliter la vérification et la validation en quelques clics.

Étape 3 – Déclenchement d’une demande de validation

Si désiré, il est possible de notifier un valideur particulier (en fonction d’un montant, d’un fournisseur) pour lui demander de valider sa facture à travers le logiciel. Nul besoin d’aller chercher de l’information en dehors de la GED, tout est relié automatiquement.

Si cette personne n’a pas fait son devoir de validation, il est possible de lui envoyer un rappel après un certain temps pour lui rappeler qu’elle a des tâches en attente.

Un historique complet par document est accessible et permet de consulter les actions réalisées sur le document.

Les bénéfices de la dématérialisation de factures fournisseurs

En bref, mettre en place une solution de dématérialisation pour traiter ses factures fournisseurs, c’est :

  • Gagner du temps (classement automatique, recherche, export saisie comptable, contrôle des factures…)
  • Diminuer son empreinte écologique
  • Soigner son image d’entreprise moderne
  • Faciliter le télétravail et de manière générale, le besoin croissant de mobilité

Est-ce que vous avez entendu parler du projet de loi de finance 2020 ?

Il prévoit de rendre obligatoire l’envoi de factures par voie électronique à partir de 2024. Cela signifie que peu à peu, vous recevrez 100% de vos factures par voie électronique, alors pourquoi attendre ?

Commencez dès maintenant à gagner du temps dans le traitement dématérialisé de vos factures !

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