TECHNA, groupe indépendant expert en nutrition animale et végétale basé à Couëron, recommande DocuWare pour la dématérialisation et la signature électronique de ses factures.
Expert en nutrition animale et végétale, TECHNA est un groupe indépendant créé en 1964 et présent dans 50 pays. Fort de ses 50 ans d’expertise dans le domaine du vivant, TECHNA possède aujourd’hui 11 filiales, dont 6 à l’international et emploie plus de 310 collaborateurs.
Faisant face à une volumétrie importante de documents papier et afin de se mettre en conformité avec le passage à la facturation électronique obligatoire, la direction décide de s’équiper fin 2019 d’une solution de gestion documentaire pour la dématérialisation de ses 10000 factures fournisseurs annuelles.
Auparavant, les factures et documents liés étaient triés par ordre alphabétique dans des classeurs. Cependant, un élément central était défaillant dans ce processus : la validation des documents, qui s’opérait toujours de façon manuelle, avec des conséquences néfastes pour l’entreprise : perte de documents, lenteur des processus d’approbation due à la circulation des documents papier entre les différents services, absence de traçabilité et contrôle manuel fastidieux par les équipes comptables.
Nous avons retenu la solution DocuWare pour la puissance de son paramétrage et de ses workflows. Le système de LAD-RAD, permettant le scan et la reconnaissance automatiques des documents avec la génération de métadonnées fait gagner un temps précieux aux équipes dans le traitement des factures.
Christine Kretz
Responsable Comptabilité et Finances Groupe TECHNA, Nantes (France)
Enfin, la volonté d’entreprendre une démarche éco-responsable avec la suppression du papier a définitivement convaincu l’entreprise de recourir à une solution de GED.
DocuWare proposé par la GdB est ainsi sélectionné face à 3 autres solutions concurrentes en raison de la puissance de ses workflows et de la souplesse de son paramétrage. De plus, le classement dans des armoires et non plus via des arborescences, la possibilité d’annoter les documents, la validation avec le système de tampons dans les workflows constituent les points forts de la solution par rapport aux autres logiciels vus en démonstration.
Enfin, le scan et le classement automatique via le système de LAD-RAD remportent l’adhésion des équipes métier, qui gagnent un temps précieux dans la recherche et le traitement des factures au quotidien.
TECHNA souligne également l’importance cruciale de l’accompagnement au changement et de la nécessité impérieuse d’être entouré d’une équipe réactive, locale et disponible lors de la mise en place de ce type de projet, très structurant pour l’entreprise.
« Au départ, nos équipes étaient réticentes au changement. La réussite de ce projet tient grandement à l’accompagnement constant de la Générale de Bureautique, qui a toujours su faire preuve de proximité, de réactivité et de disponibilité. A aucun moment, nous n’avons été bloqués ou livrés à nous-mêmes dans la mise en place, le paramétrage et la prise en main de la solution ».
Mise en place début 2020, la solution DocuWare a également été largement utilisée lors du confinement lié à la crise sanitaire. Auparavant, le télétravail n’était pas pratiqué au sein de l’entreprise. Dès mars 2020, au plus fort de la crise du Covid-19, la totalité du personnel bascule en home-office. Les équipes comptables et les managers des filiales situées sur le sol français utilisent alors massivement DocuWare pour traiter et valider les factures fournisseurs à distance. L’activité de l’entreprise peut alors se poursuivre, les processus de validation sont opérationnels et fluidifiés entre les différents services. L’apport de la signature électronique adossé la GED DocuWare, pour les factures clients, permettant de dématérialiser l’ensemble du processus de validation des documents, constitue sans nul doute un autre point fort de la solution. « L’interfaçage entre DocuWare et la solution de signature électronique s’est très bien déroulé et s’opère de façon totalement transparente entre les deux outils » souligne TECHNA.
La validation des documents est effective, aussi bien au bureau qu’en mobilité.
Très satisfaite de DocuWare, la direction a depuis élargi le périmètre de la solution à la dématérialisation des 4000 factures clients du groupe, à la gestion des processus qualité et envisage de tendre vers le « zéro papier » dans un avenir proche. DocuWare pour la dématérialisation et la signature électronique de ses factures.
L’équipe GdB remercie le Groupe Techna de lui avoir accordé sa confiance !
