Vous souhaitez moderniser votre service RH et fluidifier son organisation ? La GED peut vous accompagner dans votre transformation numérique.
Les services RH sont de nos jours confrontés à de multiples problématiques :
Gérer les dossiers salariés efficacement (en suivant de près les dates d’échéance des documents, pour répondre aux obligations légales) ;
Envoyer et archiver les bulletins de salaire (démarche qui est aujourd’hui souvent faite par courrier, ce qui engendre des coûts évitables) ;
Gérer la complétude des dossiers (dans le cadre d’un recrutement par exemple) ;
Valider et signer des contrats de travail ;
Respecter le cadre légal en vigueur (RGPD) ;
Constituer une CVthèque.
De manière générale, votre service RH a besoin d’accéder rapidement et simplement à toutes les informations qui concernent vos salariés, de manière sécurisée.
Voyons maintenant comment la GED peut vous rendre service !
Pour chaque salarié dans votre entreprise, vous avez un certain nombre de documents à stocker : passeport, RIB, carte vitale, permis de conduire… Dans un monde qui demande de plus en plus de mobilité, avec la démocratisation du télétravail, vous avez besoin d’avoir accès à toutes ces informations instantanément.
De plus, vous devez avoir des rappels lorsque vos documents arrivent à date d’échéance (médecine du travail, titre de séjour, permis type CACES…). Fini votre tableau Excel à remplir, place à la GED qui vous notifie automatiquement lorsque vous devez porter attention à un document !
Nos solutions mettent un point d’honneur sur la sécurité. Une fois stockées dans nos solutions GED, les copies numériques ont une valeur probante : vous n’avez plus besoin de conserver la version originale papier.
Vous avez entendu parler du RGPD, le règlement général sur la protection des données ? Cette loi européenne entrée en vigueur en 2018 responsabilise les acteurs traitant de la donnée (votre entreprise) et renforce le droit des personnes (vos salariés). Nos solutions vous aident à rentrer en conformité avec le RGPD.
Vous faites face à des recrutements de nouveaux salariés qui ne travaillent pas dans vos bureaux ?
La GED vous permet de signer vos contrats de travail à distance, qu’il y ait un ou plusieurs signataires.
Comme chez le banquier, pour valider la signature électronique de son nouveau contrat de travail, votre nouveau collaborateur recevra un code par SMS afin de valider son identité et d’obtenir son nouveau contrat tout beau tout neuf.
Le contrat de travail signé aura une valeur légale et sera archivé automatiquement dans la GED, et accessible par votre nouveau collaborateur.
Fini la perte de temps et les allers-retours à la poste pour votre gestion des contrats !
Directement depuis nos solutions de GED, vous pouvez distribuer et archiver automatiquement vos bulletins de salaire vers des coffres-forts électroniques accessibles par vos salariés.
Votre salarié pourra même s’en servir personnellement pour stocker ses propres documents et conservera son accès à son coffre-fort même en cas de départ de l’entreprise.
C’est un facteur d’économie pour votre entreprise, plus besoin de payer l’affranchissement pour vos bulletins de salaire envoyés par la poste. Vous diminuez également votre empreinte écologique en supprimant le papier et le transport. Mais c’est avant tout un moyen d’épargner à votre service RH des tâches sans valeur ajoutée.
En 2016, la « loi El Khomri », aussi appelée « loi travail » a été mise en place. Depuis, vous n’avez plus besoin d’avoir l’approbation de chaque salarié pour leur envoyer leur bulletin de paie par voie dématérialisée. L’entreprise a néanmoins un devoir d’information et doit signaler son changement de fonctionnement un mois à l’avance au moins.
Pour respecter le cadre légal, les bulletins de paie sont signés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité, et ils seront hébergés pour une durée minimum légal de 50 ans dans le coffre-fort du salarié.
Votre procédure de demande de congés est aujourd’hui fastidieuse et demande du temps, parce qu’un certain circuit de validation papier est nécessaire ?
Simplifiez votre process et adoptez une GED !
Vos collaborateurs pourront faire leurs demandes en ligne et suivre le statut de ces mêmes demandes. De votre côté, vous pourrez avoir un aperçu de toutes les demandes en cours, validées comme invalidées.
Pour vos besoins en GED, nous travaillons avec les plus grandes marques pour vous offrir la meilleure prestation possible.
