Dématérialisation de documents

Pour numériser tous vos documents.

La loi évolue

La transformation numérique s’accompagne de nouveaux décrets relatifs à la numérisation des originaux papiers que ce soit dans le domaine civil ou fiscal.

Le 5 Décembre 2016, le décret 2016-1673 qui s’inscrit dans le prolongement d’autres normes et règlements, permet d’affirmer en respectant quelques aspects techniques, qu’une copie numérique est fiable.

Plus besoin, donc, de conserver les originaux papiers ! La numérisation suffit et a valeur légale.

Aucun risque dès lors de se faire réprimander par le comptable parce que vous avez jeté les originaux papiers !

Une automatisation du processus numérisation

Face à la quantité importante de documents entrants (courriers, factures, bons de livraison, contrats, appels d’offres…), il est possible de mettre en place des automatismes dans le processus numérisation.

Et oui, aujourd’hui on sait reconnaitre des zones ou des caractères dans le document, plus souvent appelé de la LAD/RAD.

Nos solutions permettent donc de lire, comprendre, extraire les données, indexer puis stocker vos documents, dans le but de déclencher un processus métier, et d’enrichir un outil de GED (Gestion Électronique de Document) ou votre outil de gestion.

Ça marche comment la dématérialisation ?

Étape 1 : Scan

Nos solutions se placent derrière n’importe quel scanner. Qu’il s’agisse d’un multifonction, d’un scanner de bureau ou de production, ou même pour des documents déjà sous format numérique, nous saurons traiter vos documents et nous adapter à votre environnement actuel.


Étape 2 : Traitement

Notre outil fonctionne comme un robot que nous éduquons. Nous allons créer différents profils, différents automatismes de reconnaissance de caractère, afin de réduire au maximum les manipulations de vos collaborateurs.

Prenons l’exemple de la dématérialisation des factures fournisseurs, une opération régulièrement chronophage.

Notre solution va, en automatique, extraire les informations essentielles à leur traitement, comme le nom du fournisseur, le SIRET, le n° de TVA Intracommunautaire, la date, le numéro de la facture, montant HT/TTC, TVA…

On appelle cela des « métadonnées ».

Dans le même temps, on pourra supprimer les pages blanches, rendre le PDF interrogeable, sécuriser le document, le nettoyer…


Étape 3 : Dépose

Une fois que nous avons compris le contenu des documents, prenons ici des factures, nous pouvons exécuter plusieurs processus :

  • Classement de la facture en PDF automatique,
  • Nommage du PDF automatique selon votre règle,
  • Intégration des métadonnées dans votre outil de compta/gestion afin d’enrichir les bons champs,
  • Déclenchement d’un processus de validation, si souhaité.

Et voilà, nous venons de réduire le temps de traitement de moitié, facilement.

Vous l’aurez compris, nous parlons de facture fournisseur, mais nos solutions s’appliquent à tous types de documents que vous traitez en volume : BL, bulletins de paie, contrats intérim, commandes clients…

La solution GBFact

Si vos clients souhaitent conserver la facture papier ou y accéder via un portail en ligne, nous proposons la solution GBFact, qui permet le pilotage automatique des différents canaux de distribution.

Avec la dématérialisation, vous optimisez le temps de traitement de vos documents, vous gagnez en productivité et vous fiabilisez le circuit de validation.

N’hésitez pas à venir nous rencontrer à Nantes, Rennes, Vannes ou Lannion pour toute question sur la dématérialisation de documents.

Ils s’en servent et ils valident

Logo Cotecna

Cotecna France, entreprise de testing, inspection et certification

Découvrez le témoignage de Mathias Georges de Cotecna France.

Lire la suite
Logo Diocèse d'Angers

Centre Saint-Jean, Diocèse d'Angers

À lire, le témoignage de Pierre Guibert, du Centre Saint-Jean.

Lire la suite
Logo Lengow

Lengow, gestionnaire de flux marketplace

Découvrez le témoignage d’Élodie Carter de l’entreprise Lengow sur son expérience avec la GdB.

Lire la suite