Archivage électronique

Pour bien gérer vos flux documentaires.

Le principe de la GED

Avec les années qui passent, votre entreprise croule sous les documents et en émet toujours plus : des e-mails, des courriers postaux, des factures, des bons de livraison, des contrats, des appels d’offre etc. Le tout sous différents formats : papier, e-mail, numérique, Word, formulaires, portail web…

Nos entreprises stockent de l’information partout, sans compter les documents papiers conservés par votre expert-comptable, dans de multiples versions, classés selon une organisation… propre à chacun.

Le problème : comment retrouver, consulter, partager de l’information en assurant sa pérennité et son authenticité ? Faites le test, là, maintenant : en combien de temps retrouverez-vous votre facture EDF du mois de janvier 2013 ? Et si on pousse, pouvez-vous apporter la preuve de son bon règlement ? Ainsi que le justificatif du relevé de l’index ?

Peu d’importance, nous direz-vous. Sauf si l’on parle d’un contrat, d’une offre, d’un projet, et qu’EDF représente un client stratégique de votre entreprise.

Voilà l’intérêt de nos solutions de Gestion électronique de documents : à l’aide d’une armoire ou d’un coffre-fort numérique, l’objectif est de centraliser, organiser, partager, rechercher…trouver !

Afin de vous faciliter le rangement, la recherche, le partage et la sécurité de ces informations, la Générale de bureautique vous propose des solutions simples et innovantes de gestion électronique de documents.

Mais alors, c’est quoi concrètement cette GED ?

Une gestion facilitée des flux de documents         

La gestion électronique de document, c’est un outil informatique qui permet de gérer facilement les flux de documents entrants, sortants ou internes à l’entreprise. Ensemble, nous allons vous proposer d’optimiser la création, le classement, l’indexation, l’archivage et le stockage, le contrôle et bien sûr la recherche de vos documents.

Quand on sait que rechercher un document coûte dix fois plus cher que de le produire, c’est tout vu !

Les avantages de l’archivage électronique

En plus, avec l’archivage électronique, vous :

  • Réduisez votre espace physique de stockage et d’archivage en numérisant vos documents,
  • Réduisez vos coûts en limitant les impressions,
  • Sécurisez vos données en limitant l’information aux seuls utilisateurs autorisés,
  • Pérennisez vos documents en les rendant conforme à la législation et aux normes d’archivage,
  • Gagnez du temps en facilitant l’accès à l’information dans votre portail Web,
  • Structurez les étapes de validation d’un dossier dans votre Workflow.

Pas de panique, GdB est là !

Pour vous accompagner dans votre transformation digitale, GdB procède au préalable à un audit de vos processus documentaires internes, entrants et sortants.

La GED en deux étapes

  • La première étape, c’est la dématérialisation de documents, c’est-à-dire leur numérisation pour les passer au format informatique.
  • La seconde étape c’est le traitement numérique des documents.

Mais alors, ça marche comment ? C’est simple : actuellement, vous rangez vos documents papiers dans des classeurs que vous classez dans des armoires. Et bien avec le traitement numérique des documents, GdB transpose ce processus d’organisation papier vers une armoire numérique.

Les avantages

Cette solution de gestion électronique de documents ou GED présente de nombreux avantages :

  • L’information est centralisée dans un outil unique,
  • Permet de conventionner les règles le classement et de nommage des documents,
  • Possibilité de fusionner, découper, annoter et surligner le document,
  • Permet le contrôle de l’accès, de la modification et de la suppression des documents,
  • Permet de consulter la dernière version du document,
  • Le document est consultable depuis n’importe quel smartphone partout dans le monde,
  • La recherche intelligente des documents est facilitée,
  • Mise à disposition d’un portail clients pour déposer, consulter et télécharger des documents,
  • Intranet collaboratif : gestion des processus internes ou externes.

Centralisez / Organisez / Partagez / Recherchez… TROUVEZ : c’est la finalité !

Tous vos documents étant classés, nommés parfaitement, indexés, la recherche devient simple et rapide.

Tapez un mot clé, un numéro de facture : l’outil remonte instantanément le document.

Une question ? Et si on se voyait en vrai ?

Vous avez des doutes ou des interrogations quant à l’archivage électronique ? Vous pouvez nous appeler, bien sûr, mais le mieux, c’est de se rencontrer ! N’hésitez pas à nous contacter pour un rendez-vous ou venir nous rendre visite dans l’une de nos agences à Nantes, Rennes, Vannes ou Lannion, nos experts se feront un plaisir de vous recevoir ! Alors on vous attend !

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