FAQ2

Normalement, on a la réponse à toutes les questions que vous pouvez vous poser !

GED

  • La dématérialisation ? L’automatisation ? Non merci, je tiens à conserver mon personnel !

    Au contraire, ces solutions vous permettront d’épargner à vos collaborateurs des tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Ce temps libéré pourra être consacré à d’autres missions plus plaisantes personnellement, et plus créatrices de valeur pour votre entreprise.

  • J’ai le sentiment d’être bien organisé et ne pas perdre du temps à trouver mes documents. Dites-moi, quelle part du temps de mes salariés est dédiée à chercher de l’information ?

    On vous comprend ! Tous les jours, vous passez sans arrêt d’une tâche à l’autre et ne vous souciez pas des précieuses minutes où vous courrez après ce gros devis que vous aviez envoyé l’année dernière ou cette facture que vous devez valider depuis des jours.

    Tenez-vous bien, selon l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, qu’elle soit dans un format papier ou numérique, sans la trouver. Dans un rapport nommé « Time Searching for Information », le célèbre cabinet McKinsey affirmait qu’un salarié passe en moyenne 1.8 heure à chercher et rassembler des informations.

  • A partir de quel volume de documents il est intéressant d’adopter une GED ?

    Il n’existe aucun volume minimum pour que ce soit « intéressant » d’avoir une GED. Nous avons par exemple des clients avec un nombre de facture qui se compte en dizaines. Tout dépend de votre volonté à digitaliser votre entreprise en amenenant des outils facilitateurs du quotidien.

  • J’aimerais en savoir plus mais mon budget me contraint d’attendre, quelles solutions s’offrent à moi ?

    Notre approche « à la carte » nous permet de moduler l’offre que nous vous proposons, nous trouvons toujours des solutions pour nos clients.
    Nous sommes également présent pour vous renseigner sur les différentes offres temporaires, ou même sur les offres régionales.

  • Mon ERP envoie déjà mes factures par mail, pourquoi acquérir une GED dans ce cas ?

    Est-ce que votre ERP est capable :

    • De certifier les documents que vous envoyez avec une signature RGS** ?
    • De tracker l’ouverture des factures clients envoyées en direct ?
    • D’envoyer automatiquement des factures vers Chorus ?
    • D’envoyer toutes vos factures en 1 clic ?

    Si une de ces réponses est négative, c’est que nous avons des choses à nous raconter !

  • Quels sont les enjeux de la dématérialisation de documents ?

    L’enjeux majeur de passer des documents papiers aux documents électroniques est de vous rendre plus efficace dans vos tâches quotidiennes, de manière générale.

    A côté de ça, les enjeux sont multiples. Qu’on parle de centraliser ses informations, automatiser ses processus, réduire son empreinte carbone, simplifier le quotidien des salariés ou améliorer la confidentialité de vos données, la GED prend tout son sens.

  • Comment les GED garantissent que les documents ont une valeur probante ?

    Cette notion désigne l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles, qui sont nécessaires à l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents ou données électroniques, afin d’en assurer leur bonne conservation et une parfaite intégrité durant tout leur cycle de vie.

    L’objectif de l’archivage à valeur probante est d’assurer la pérennité de l’information, et sa restitution ultérieure, à des fins de justifications ou de contrôles. 3 grands principes qui doivent être garantit par l’archivage à valeur probante :

    1. L’authenticité du document : Horodatage et scellement (la signature électronique optionnelle)
    2. L’intégrité des documents : données figées, stockage dédié, confidentialité, traçabilité
    3. L’intelligibilité des documents : Formats standards PDF/A, lisibles dans le temps

  • J’ai entendu parler de piste d’audit faible, késako ?

    En quelques mots, il s’agit d’un document qui peut être remis à l’administration fiscale dans le cadre d’opérations de vérification de comptabilité. Il faut savoir que toutes les entreprises sont concernées par la Piste d’Audit Fiable.

    Plus précisément, la « PAF » est un processus permettant un contrôle constant et documenté du traitement des factures électroniques. Elle doit permettre, en cas de contrôle fiscal, de reconstituer le processus de facturation, depuis son origine (marché, devis, bon de commande, bon de livraison…) jusqu’à la facture et le relevé d’opérations bancaire.

    L’objectif est de démontrer l’intégrité, la lisibilité et l’authenticité des données de facturation.

    Dans ce cadre, la dématérialisation permet de fiabiliser et simplifier l’organisation au sein de l’entreprise, en automatisant des contrôles auparavant manuels.

  • Est-ce que la facturation électronique est obligatoire ?

    La réponse est oui et non.
    Vos clients dépendent des collectivités ?

    Pour toutes les entreprises, il est déjà obligatoire de dématérialiser ses factures à destination du public en utilisant la plateforme Chorus Pro.

    Vous travaillez avec des entreprises privés ? Le projet de loi de Finances 2020 a dévoilé un calendrier qui rend la facturation électronique obligatoire en tous les assujettis à la TVA, à partir de 2024.

    Vos clients sont des particuliers ? Dans ce cadre-là, aucune obligation légale n’est prévue pour le moment… Mais ça pourrait évoluer !

Technique

Administratif